La pandémie COVID-19 nous a tous obligés à nous adapter et a poussé environ 35% des salariés à travailler exclusivement en ligne. Bien que cela soit heureux et aurait été franchement impossible il y a 15 ans, cela ne se fait pas sans défis.
Alors que nous luttons pour maintenir nos routines et rester en contact avec nos collègues, nous devons continuer à assister régulièrement aux réunions, aux formations et aux webinaires et nous devons souvent les animer nous-mêmes.
Les présentations en ligne sont la nouvelle norme. En nous basant sur notre expérience et nos échanges avec nos clients, nous avons compilé une liste des choses à éviter lors d’un présentation en ligne : une liste de 7 péchés capitaux.
Ces 7 péchés ne sont ni mortels ni exhaustifs. Mais c’est un début prometteur pour rendre vos expériences des présentations en ligne un peu moins douloureuses.
Péché n°1 - Présentations inutiles
Oui, il est vrai que les présentations inutiles nuisent à la productivité : que ce soit au bureau ou en ligne, la douleur n’est pas moins douloureuse. En résulte une question que nous pouvons nous poser : devons-nous toujours assister à chaque réunion ?
Voici quelques chiffres. Dans une grande organisation, l’employé moyen peut passer jusqu’à 10 heures par semaine en réunion, les managers environ 15 heures. Pour les cadres supérieurs, on dénombre 23 heures et près de la moitié de leur semaine est consacrée aux réunions. Environ un tiers de ce temps est gaspillé par des échanges non pertinents, des bavardages et des présentations inutiles selon « The MIT Sloan management review ».
Attention, nous n’affirmons pas que les réunions sont mauvaises. Au contraire, des réunions préparées et bien organisées sont puissantes et bénéfiques pour la communauté concernée, mais trop de réunions avec des présentations inutiles tuent le moral et étouffent la productivité.
Chez Amazon, ils ont une bonne approche des réunions que nous appelons l’approche 2/1/0. 2 pizzas, 1 document papier et 0 PowerPoint. Les pizzas signifient qu’aucune réunion ne devrait avoir plus que le nombre de participants que deux pizzas peuvent nourrir. Le document est distribué à chaque participant pour qu’il soit lu en silence pendant 10 minutes. L’échange qui suivra comprendra ZÉRO slides PPT. En fin de compte, à choisir entre une mauvaise utilisation de PowerPoint ou pas du tout de PowerPoint, il est préférable de laisser l’ordinateur portable éteint.
Une idée controversée est peut-être d’avoir moins de réunions et de les remplacer par du temps calme pour lire un document par vous-même, à votre propre rythme. Cela conviendrait bien aux introvertis par exemple.
Un bon document doit suivre la règle des 3 A : autonome, accessible et agréable. Autonome dans le sens où nous n’avons besoin de personne pour nous le présenter, il se présente clairement, sans fioritures ni détails. Accessible signifie qu’il doit être scindé en sections avec un résumé pour une lecture rapide. Et Agréable implique qu’il soit bien conçu en tenant compte des couleurs, des polices et des visuels bien choisis.
Péché n°2 - Mauvaises slides
Désormais, la plupart d’entre nous savent comment faire de meilleures slides, mais pour une raison quelconque, et au regard de l’émergence de nombreuses présentations en ligne (d’après mon expérience, en tant que membre du jury à de nombreux programmes de MBA et de maîtrise pour cadres à la préparation de présentations commerciales, en tant qu’animateur lors de webinaires et en tant que formateur), on a tendance à revenir à des présentations pleine de textes, plus traditionnelles et plus lourdes. C’est un problème parce que le fait de ne pas pouvoir lire et écouter en même temps ont disparu avec la visioconférence. La bonne nouvelle est que notre méthodologie SCORE - Simple, Clair, Original, Relié et Entraînant - s’applique toujours. N’hésitez pas à revoir notre webinaire concernant la façon de concevoir de superbes slides pour des présentations en ligne.
Péché n°3 - Présentateur désorganisé
Imaginez que le webinaire que vous animez est sur le point de commencer, et vous vous connectez avec 5 minutes de retard, en peignoir, webcam éteinte, en mode muet et que votre Wifi fait des siennes ? Cela arrive très souvent. Le travail à domicile comporte des dangers, alors ne laissez pas une mauvaise discipline gâcher votre travail. Connectez-vous 15 minutes en avance, vérifiez que votre WIFI fonctionne correctement, ainsi que votre caméra et votre micro. Familiarisez-vous également avec votre plateforme. Il y en a beaucoup et en raison de divers problèmes de sécurité, les entreprises se demandent constamment lesquelles utiliser.
Péché n°4 - Image d’arrière-plan
Il est vrai que nous ne pouvons pas toujours organiser nos réunions et présentations dans une jolie salle, mais projeter une image d’arrière-plan qui n’a rien à voir avec votre entreprise ou avec le sujet que vous abordez peut être une distraction visuelle. De plus, les filtres n’aiment pas les mouvements erratiques qui provoquent des problèmes de contour. Si vous animez régulièrement des webinaires, il vaut mieux investir dans un véritable fond vert qui vous donnera une meilleure définition et une meilleure qualité visuelle. Adaptez-le simplement au contexte.
Péché n°5 - Mauvaise interaction
Conserver l’attention et l’engagement des participants lors de réunions en ligne est encore plus difficile qu’en présentiel, l’interaction est donc essentielle. Imaginez-vous donner une conférence ininterrompue de 2 heures sur Zoom ? Les gens dormiraient ! C’est pourquoi la structure est très importante. Structurez le webinaire à l’avance. Variez les activités et prévoyez du temps dans les groupes de travail pour la collaboration. Pensez également aux types d’activités que vous pouvez introduire une fois que le groupe est assemblé, comme des quizz, des sondages et des concours. Tout cela aide à garder les gens engagés et à apprendre.
Péché n°6 - Faible énergie du présentateur
Monotonie et Internet ne font pas bon ménage. C’est un cocktail terrible d’ennui. Et selon les mots du docteur John Medina, l’auteur de Brain Rules, « Le cerveau ne prête pas attention aux choses ennuyeuses ». Vous devez faire votre présentation comme un animateur de radio, c’est-à-dire avec beaucoup de dynamisme vocal et d’interaction. Donnez plus d’énergie que ce dont vous pensez avoir besoin, comme un présentateur YouTube donne 110% de son énergie. Utilisez la caméra et regardez l’objectif, articulez à 110% et assurez-vous que votre respiration est bien soutenue.
Péché n°7 - Mauvais auditoire
Cela peut sembler un peu surprenant mais il ne faut pas oublier de mentionner le public ou les participants. Les personnes qui n’allument jamais leur caméra lors de réunions, les participants d’un webinaire qui ne coupent pas leur micro, ceux qui ne sont clairement pas attentifs et font autre chose en même temps (attention, on pourrait vous poser une question). Essayez de rester attentifs (c’est déjà assez difficile pour un animateur de conserver l’énergie du public via un écran) et faites attention aux livraisons à domicile pour lesquelles vous devrez vous absenter plusieurs minutes et manquer une partie de la présentation.
Vous connaissez à présent 7 péchés capitaux qui ont pris une ampleur conséquente cette année en raison du bouleversement de nos modes de réunion. Vous avez désormais les clés pour ne pas les reproduire lors de vos réunions virtuelles quotidiennes et pour faire de celles-ci une expérience plus efficace et moins douloureuse pour tous.
Nous espérons que cela vous a été utile, n’hésitez pas à nous envoyer vos idées.