Comme beaucoup d’entre nous le constatent en ce moment, il est facile d’organiser une réunion virtuelle, mais pas si facile d’en mener une à bien.
Un domaine essentiel à travailler est la prise de parole dans les réunions virtuelles. Les gens se plaignent souvent de problèmes de vidéo, de micro, d’une mauvaise expression vocale, de la monotonie des intervenants et d’une faible interactivité. L’étape 5 de notre processus de révolution des réunions virtuelles se nomme “Connexion” pour une bonne raison : lorsque vous prenez la parole dans une réunion en ligne, vous devez vous connecter aux autres participants, ce qui est impossible à faire s’ils s’ennuient tellement qu’ils ne prêtent pas attention à votre discours, ou s’ils ont renoncé à essayer de comprendre ce que vous dites.
Trois ingrédients sont nécessaires à l’orateur pour qu’il soit engagé, et connecté :
Le Confort : vous préparer et vous installer de manière à vous sentir serein et concentré, prêt à accorder toute votre attention aux participants et à leurs questions
La Passion : parler avec énergie pour que les gens soient engagés et aient envie de continuer à vous écouter
La Variation : utiliser votre voix pour engager les participants, et ne surtout pas les ennuyer
Examinons chacun de ces éléments.
Confort
Si vous semblez à l’aise, les autres participants auront l’impression que vous êtes en contrôle, ce qui vous rendra plus agréable à écouter. Personne n’a envie d’écouter un orateur qui semble mal à l’aise, agité ou mal préparé.
Sembler à l’aise est une bonne chose. L’être, c’est encore mieux.
Une bonne préparation avant la réunion vous aidera à vous sentir en confiance. Cela inclut la répétition de toute présentation à voix haute, et chronométrée, afin de vous assurer que le temps ne sera pas dépassé, et que tout fonctionne bien : réseau, micro, caméra, etc.
De plus, nous conseillons à l’hôte et aux présentateurs d’éviter le café : il augmente l’anxiété et accélère votre débit vocal tout en vous asséchant la bouche et la gorge. Le verre d’eau est votre ami ; tant que vous ne le renversez pas sur votre ordinateur !
Maintenant, voici quelques conseils pour se sentir plus à l’aise.
Si vous le pouvez, essayez de vous tenir debout : c’est bon pour votre respiration et la clarté de votre voix, et cela vous donne plus d’énergie et de liberté pour utiliser la communication non verbale dont les gestes. Vous aurez le sentiment de mieux maîtriser la situation.
Ajustez votre caméra de manière à ce que vos yeux soient aux deux tiers de l’écran, que vous soyez assis ou debout, et assurez-vous que la caméra soit plus ou moins à la hauteur des yeux. Lors de mon récent webinaire Virtual Speaking Success (voir la rediffusion ci-dessous), j’ai choisi de m’asseoir car mon installation à la maison me permet difficilement de placer la caméra à la bonne hauteur pour que je puisse me tenir debout. Nous ne contrôlons pas systématiquement ce genre de paramètre, alors habituez-vous à parler dans l’une ou l’autre de ces positions.
Essayez de regarder dans l’objectif autant que possible. Pour vous faciliter la tâche, si la technologie le permet, vous pouvez réduire le nombre de fenêtres vidéo des participants de manière à ne voir que le haut-parleur actif, et vous pouvez réduire la taille de cette vidéo active et la déplacer en haut de l’écran juste sous votre webcam.
Passion
L’ennui est contagieux ; heureusement, la passion l’est aussi. En tant que président ou orateur d’une réunion en ligne, vous êtes comme un animateur de radio. Alors comment partager votre passion et énergie de la même manière qu’un animateur radio ? La première chose à faire, et la plus importante, est de garder à l’esprit l’objectif de la réunion et de communiquer votre envie de l’atteindre.
La passion nécessite également l’engagement du présentateur ou de l’hôte, qui doit répondre aux questions et garder constamment à l’esprit les besoins des participants.
Enfin, la passion se transmet par des émotions positives : des sourires et des expressions faciales animées aident à maintenir l’engagement des gens. Bien que les gestes des mains soient utiles, ils ne seront pas toujours visibles à la caméra. Les principaux gestes à utiliser sont donc les expressions faciales. Si vous avez semblez vous ennuyer ou être désintéressé, ne vous attendez pas à ce que les participants se sentent concernés.
Variation
L’élément le plus important pour animer les réunions virtuelles est la voix. La monotonie tue l’attention, de la même façon que les phrases trop longues. Faites des phrases courtes, et terminez chaque phrase sur une inflexion ou un ton descendant, avec une pause, pour qu’il soit clair que la phrase est terminée.
Pour éviter la voix monotone, vous pouvez varier votre vitesse, votre ton, votre volume et votre émotion, même à l’intérieur d’une même phrase. Vous pouvez également essayer les quatre temps de l’impact vocal :
- Vif (voyelles courtes et puissance vocales légère)
- Humain (voyelles longues et puissance vocale légère)
- Audacieux (voyelles courtes et puissance vocale forte)
- Captivant (voyelles longues et puissance vocale forte)
En expérimentant ces tempos, vous pouvez varier la façon dont vous délivrez un message. Un exemple récent est celui du gouverneur de New York Andrew Cuomo : lorsqu’il cherche à calmer et à rassurer ses citoyens, il utilise les tempos Vif et Humain, et lorsqu’il critique et se défend, il utilise les tempos Audacieux et Captivant.
Vous pouvez entendre des exemples de ces quatre tempos dans notre webinaire “Virtual Speaking Success” (replay ci-dessous).
Pour résumer :
- Créez votre zone de confort avec une bonne préparation, et vérifiez votre équipement et votre environnement. Évitez le café et regardez la caméra de votre ordinateur pour maintenir le contact visuel avec les participants en ligne ;
- Transmettez votre passion en adoptant le style d’un animateur radio, en vous connectant à votre objectif, en vous montrant attentif et en interagissant régulièrement avec les participants pour maintenir leur attention ;
- Intégrez la variation dans votre façon de parler et raccourcissez vos phrases.
Vous trouverez plus de détails sur la prise de parole dans les réunions virtuelles dans le webinaire ci-dessous. Si vous trouvez cela utile, consultez nos autres webinaires Virtual Meeting Revolution et n’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez de l’aide pour préparer votre prochaine réunion ou présentation en ligne.
