Le guide pratique de l'organisateur d'événements

Nous avons rassemblé ici ce dont vous avez besoin pour organiser un événement professionnel réussi. Ce guide vous accompagnera à chaque étape de l’organisation, afin de limiter les imprévus, les oublis et les moments de stress indésirables… et faire de l’événementiel un véritable atout stratégique ! Les événements se présentent sous différentes formes et formats, mais les principes de base de l’organisation sont les mêmes pour tous. La clé d’un événement réussi est de s’assurer qu’il est bien planifié et qu’il répond en tous points aux besoins de votre cible.

Table des matières

À propos de l’auteur

Marine Bénard est coordinatrice d’événements et chef de projet chez Ideas on Stage, une société spécialisée dans les présentations et les événements d’entreprise. Auparavant, elle a travaillé en agence événementielle et pour un organisateur international de salons, et a aidé à organiser des événements professionnels et grand public de grande renommée. Elle transforme vos conférences et réunions classiques en événements dynamiques et mémorables.

Ideas on Stage n’est pas une agence événementielle et nous ne sommes pas simplement des coordinateurs. Nous sommes spécialistes en présentations et en événements professionnels à fort impact. Nous travaillons avec des clients du monde entier pour les aider à présenter leurs idées et stratégies de manière claire et mémorable. Nous concevons l’événement à vos côtés, dans toutes ses étapes : le conseil, la réflexion qui amène à la créativité, la logistique et la mise en place.

Comme nous le faisons pour les formations et le coaching que nous encadrons, nous appliquons nos méthodes de brainstorming, storytelling et design dans le cadre événementiel. Cette méthodologie va nous permettre de comprendre ensemble qui sont vos participants/invités, quels sont leurs besoins, quel est le contexte de cet événement, et quels sont vos objectifs. À partir de ce travail de réflexion et d’imagination, la maîtrise d’œuvre devient ensuite une partie indispensable pour la réussite de l’événement. Nous allons assembler et contrôler toute la mise en place des différents éléments artistiques, matériels, humains, règlementaires et budgétaires, et assurer la cohérence globale, tout en respectant le planning idéalement conçu.

Nous veillerons à ce que votre événement soit non seulement mémorable pour les participants, mais atteigne également vos objectifs en harmonie avec votre culture d’entreprise.

Définissez précisément l’événement

Quand ? Où ? Pourquoi ? Comment ? Avec qui ? Répondre à toutes ces questions vous aidera à fixer les objectifs stratégiques tout en déterminant le contenu de votre événement. Vouloir organiser un événement, c’est bien. Mais savoir pourquoi et créer un événement qui a du sens, c’est mieux ! Dans tout projet, les fondations sont capitales. Mal définir le cadre et les objectifs attendus est l’une des erreurs les plus fréquentes. Elle mène inévitablement à des oublis et un retour sur investissement moindre. Pour éviter cette situation, posez le cadre en appliquant la règle des 5 W.

Vous voulez organiser un événement style TEDx ? Consultez notre guide comment organiser un événement TEDx.

Quoi : what?

Quel type d’événement souhaitez-vous organiser ? Est-il interne ou externe ? L’ambiance est-elle festive, décontractée, professionnelle ?

Qui : who?

Quelle est la cible ? Salariés, prospects, clients, fournisseurs, investisseurs, presse, grand public, VIP… ?

Pourquoi : why?

Quel est le but stratégique ?

Notoriété, image de marque, visibilité, fidélisation… ?

Pourquoi voulez-vous organiser cet événement ?

=> Motiver les équipes, développer la culture d’entreprise, faire une annonce/informer, lancer un nouveau produit, sensibiliser les clients/prospects à un produit ou service, trouver de nouveaux partenaires, présenter une nouveauté à la presse… ?

Quels messages souhaitez-vous transmettre à vos invités ? Que vont-ils découvrir ou apprendre ?

Où : where?

Où se tiendra-t-il ?

Salle de conférence, restaurant, bureau… ?

Quel est le secteur géographique choisi ? Quel est le type de lieu recherché ?

Atypique, cosy, chaleureux… ?

Quand : when?

À quel moment doit-il se dérouler ?

Matinée, déjeuner, après-midi, dîner, soirée ?

Quelle en sera la durée ?

Quelques heures, demi-journée, journée ?

Quel jour de la semaine ?

L’événement est-il le moyen le plus rapide, le plus facile et le plus pertinent de transmettre votre message à votre cible ? Quelle plus-value attendre de l’organisation de cet événement par rapport au simple envoi d’un bilan, d’une plaquette ? En définitive, est-ce LA solution pour atteindre les objectifs fixés par votre entreprise ? Voici quelques-unes des questions essentielles à vous poser avant de vous lancer. En découleront alors beaucoup d’éléments : le thème de la manifestation, les sujets abordés, les intervenants sélectionnés, le budget nécessaire, le ton des invitations, la décoration et la scénographie, etc. Ne vous laissez pas emballer par une idée, aussi extraordinaire soit-elle. N’oubliez pas qu’un événement n’existe que s’il rencontre son public !

Quels que soient vos objectifs, ces derniers se doivent d’être S.M.A.R.T.

Spécifiques. Ils sont clairs, compréhensibles et le plus précis possible, même sortis de leur contexte.
Mesurables. Ils sont chiffrés et vous permettent de suivre votre progrès de réalisation et d’évaluer le résultat.
Atteignables. Ils doivent être suffisamment ambitieux pour représenter un défi et booster la motivation et la concentration vers leurs réalisations, mais sans décourager votre équipe de les atteindre.
Réalistes. Les objectifs de votre événement doivent s’inscrire dans une stratégie business globale. Demandez-vous si votre événement vous aide à répondre aux enjeux de votre entreprise. Et prenez en considération vos ressources (humaines, financières, matérielles, temporelles) ; votre objectif à atteindre doit être cohérent à votre situation.
Temporellement définis. Il vous faut délimiter une date pour atteindre vos objectifs. N’hésitez pas à décliner un objectif principal en plusieurs étapes, qui peuvent correspondre à des périodes données (un mois par exemple).

Du type d’événement choisi en adéquation avec vos objectifs découlera le nombre de personnes attendues. Les questions à se poser porteront donc sur la présence ou non de personnes accompagnatrices (conjoints, enfants), sur le recours ou non à des animateurs et conférenciers, sur l’invitation des médias à cet événement…

Pour choisir la date, pensez à vérifier les périodes de vacances scolaires, les événements concurrents, les jours fériés, les périodes identifiées comme chargées selon le secteur d’activité, voire le calendrier électoral.

Concernant le lieu, choisissez de préférence un endroit simple d’accès et adapté à la fréquentation attendue. Rien de tel pour agacer ou décourager vos visiteurs de placer votre événement loin de toutes infrastructures de transport ou de prévoir trop petit (ou trop grand). Au-delà du contenu, c’est bien le lieu qui laissera un souvenir à vos participants. Soit la destination répond à une réflexion stratégique de l’entreprise (présence d’une antenne de la société, de sous-traitants, volonté de développement dans la région), soit vous avez la liberté de choisir. Dans ce dernier cas, nous vous conseillons d’en retenir plusieurs dans le cadre d’une présélection et de mesurer les avantages et inconvénients de chacun d’entre eux, avant de faire un choix définitif.

À propos de la durée de la manifestation, tout dépend de ce que vous avez à dire. Si les sujets à aborder sont nombreux, n’hésitez pas à planifier votre événement sur plusieurs jours pour que les intervenants puissent exposer et débattre dans de bonnes conditions.

Enfin, concernant le thème, ne faites pas ce choix à la légère. Il sera votre fil rouge pour vos communications et la promotion de votre événement. Il permet surtout de véhiculer les objectifs de votre événement de manière originale et fait en sorte que tous vos invités se réunissent autour d’une idée commune.

S’organiser et mettre en place des outils de suivi

Un mot d’ordre : l’anticipation ! Tout événement est le fruit d’un ensemble de tâches, de prestataires et fournisseurs, de listes de tâches, de tableaux de suivi. Le lien entre tous : une organisation de maître ! Pour que tout se passe dans le meilleur des mondes et pour parvenir à anticiper chaque action, voici cinq éléments indispensables : le rétroplanning, la checklist, le conducteur technique, l’équipe et la répétition générale.

Un rétroplanning

Vous ne pourrez certainement pas vous souvenir de tout. Ce document permet de détailler chaque étape jusqu’au jour J. Il se compose de l’ensemble des tâches et sous-tâches nécessaires à la réalisation du projet, classées par ordre de priorité. À chaque tâche est assigné un ou plusieurs responsables, des deadlines, un état et le statut (à faire, en cours, fait, en retard). Vous aurez ainsi également un aperçu global du nombre de personnes mobilisées pour une meilleure répartition de votre staff. Libre à vous de choisir le support qui vous convient le mieux. Plus l’événement sera important et complexe, plus il nécessitera un solide outil de suivi.

Une checklist des choses auxquelles penser le jour J

Cette liste sera indispensable le jour de l’événement. Elle sera complétée petit à petit, au fil de l’organisation. Cela peut aller de « prévoir xx repas végétariens » à « ne pas mettre en place le mobilier sur la scène avant telle heure ». Cette liste vous décharge l’esprit et évite de vous demander sans cesse si vous n’avez rien oublié.

Un conducteur technique

Plus vous avancerez dans l’organisation, plus l’événement va se matérialiser clairement dans votre esprit et vous serez à même de tout programmer, minute par minute. Ce conducteur technique, autrement appelé « déroulé de l’événement », constitue l’équivalent d’un script de film. Il reprend de manière précise tout ce qui doit être effectué à chaque instant et par qui. Il borde le déroulement de la journée pour que l’expérience soit la plus fluide possible.

Libre à vous de choisir le support qui vous conviendra le mieux : une page Word, un fichier Excel, une Note. Sera indiqué tout ce que chacun doit faire à chaque instant et où.

Votre équipe

Veillez à ce que chacun sache exactement quoi faire. Diffusez votre déroulé à chacun et faites un briefing général aussi clair que possible. Ce dernier doit exposer à chacun ses responsabilités pour éviter les incompréhensions et les moments de flottements lors de leur arrivée le jour J.

Répétition générale

Avant le grand jour, imaginez-vous dans la peau de vos invités. Étape par étape, vivez l’événement. Cela vous donnera l’occasion de comparer la réalité avec ce qu’il y a sur le papier. C’est aussi là que vous allez pouvoir faire des tests techniques et vérifier que tout fonctionne bien. Demandez-vous à chaque étape : « Et si… ». Envisager le pire permet de mieux se préparer et d’imaginer chaque imprévu.

Définir et gérer le budget

La taille de votre événement est en grande partie déterminée par votre budget. Il mérite donc toute votre attention. À combien s’élève votre budget total ? Il s’agit de la première chose à savoir. Vous basez-vous sur un budget imposé et devez-vous organiser votre événement en fonction de celui-ci ou planifiez-vous d’abord votre événement pour voir ensuite combien il vous en coûtera ?

Comment l’établir ? Et quelle partie du budget allez-vous consacrer à chaque élément ? Et que faire si vous risquez de le dépasser ? Nombreux sont les postes de dépense : location du lieu, personnel d’accueil et de sécurité, traiteur, matériel audiovisuel, mobilier, assurances, etc. À vous de quantifier ce que vous pouvez engager pour cet événement. Avez-vous des sources de financement autres (subventions, sponsors, etc.) ? Faites-vous payer vos participants ? Quelles sont les sources de recettes extérieures éventuelles ? L’événement doit-il être rentable ou seulement équilibré ? Là également, répondre à ces questions vous guidera dans votre gestion.

Il n’y a jamais assez de budget pour organiser un événement. C’est pourquoi il est si important de hiérarchiser les priorités en adéquation avec vos objectifs et d’être réaliste dans ce que vous pouvez vous engager à réaliser. Pour rester sur la bonne voie et vous assurer d’allouer au mieux vos ressources financières, voici quelques conseils :

Créez un budget avec des données estimatives pour vous aider à calculer le budget requis, les objectifs de revenus et le seuil de rentabilité de votre événement. Pour planifier votre budget, vous pouvez simplement créer un tableau et y enregistrer vos dépenses et vos recettes. Il existe également une foule d’applications spécifiques pour le calcul et la gestion du budget.
Mettez à jour vos estimations avec les chiffres réels dès que les postes budgétaires ont été confirmés et engagés afin que vous puissiez retravailler votre allocation budgétaire si nécessaire.
Réservez une marge, indispensable pour les dépenses imprévues.

Trouver le bon lieu

C’est le facteur de succès déterminant pour votre événement. Vous avez composé votre budget, vous avez une idée du nombre d’invités et vous savez quel type d’événement vous allez organiser. Vous pouvez alors vous mettre à la recherche d’un lieu. Voici des éléments clés pour choisir LE lieu fait pour votre événement.

Pertinence

Le lieu où vous organisez votre événement détermine l’image que vous voulez transmettre. L’ambiance générale doit refléter votre image de marque et représenter l’objectif. Étudiez autant d’options que possible et évaluez soigneusement les avantages et inconvénients de chacune. N’oubliez pas que plus le lieu s’éloignera de l’ambiance que vous voulez créer, plus vous devrez le compenser avec la décoration. Si tout ou partie de votre événement se déroule à l’extérieur, envisagez une solution de secours à l’abri de la pluie, voire une date de substitution pour repousser votre événement.

Proximité et accessibilité

La localisation du lieu contribue à la réussite de votre événement. Assurez-vous qu’il est facilement accessible et que sa position est relativement centrale. Vérifiez la présence d’un parking. Si vos invités voyagent depuis l’étranger, sélectionnez alors un lieu situé à proximité d’un aéroport et tenez compte de l’accessibilité en transports publics.

Capacité d’accueil

L’espace doit être proportionné par rapport au nombre d’invités attendus. Veillez à ce que l’espace ne paraisse pas vide, ni à ce que les invités ne soient pas trop serrés.

Originalité

Rien de mieux pour marquer les esprits qu’un lieu qui sort de l’ordinaire. Un lieu atypique laissera une image positive et un souvenir impérissable à vos invités ! Vous avez enfin trouvé quelques sites qui correspondent à vos contraintes et à vos attentes. N’hésitez donc pas à les contacter et à poser des questions :

Quel est le prix pour la location, incluant les jours/heures de montage/démontage ?
Quel est le nombre maximal d’invités ?
Quelles sont les modalités en cas d’annulation ?
Y a-t-il un traiteur référencé/imposé ou devez-vous le prévoir ?
Quelles sont les possibilités audiovisuelles sur le site ? Qu’en est-il de l’alimentation électrique ? Est-il possible de jouer/diffuser de la musique ?
Le parking est-il payant ou gratuit ? Y a-t-il des services de navettes et taxis ?
Qu’est-ce que le lieu peut fournir, et de quoi devez-vous vous occuper vous-même ?
Y a-t-il une équipe de nettoyage ? Du personnel de sécurité ?

Vous devez prévoir du temps pour vous rendre sur le lieu et faire un repérage en détail : du parking au hall d’accueil et des espaces d’événement aux installations sanitaires. Cette visite vous donnera peut-être des arguments de négociation avant même d’accepter définitivement.

Pourquoi ne pas proposer un atelier LEGO ou LEGO Serious Play à vos employés pour animer votre événement ? Ludiques et rafraîchissants, ces ateliers améliorent la cohésion d’équipe et la collaboration. Cliquez ici pour en savoir plus.

Choisir ses prestataires

Plusieurs prestataires seront nécessaires, selon la configuration et la taille de votre événement. Voici certaines règles pour sélectionner les meilleurs :

Chercher des recommandations au sein de votre entourage professionnel. Ainsi, vous êtes assurés d’une certaine qualité et d’une collaboration antérieure réussie. Vous pourrez vous-mêmes travailler sur le long terme avec un prestataire dont vous êtes satisfait.
Constituer une base de données de contacts : société, contact, site internet, recommandations, détails de l’offre, tarifs, disponibilité, commentaires divers, etc.
Demander toujours un devis détaillant les coûts ligne par ligne. Vous pourrez alors plus simplement l’intégrer et l’adapter à votre trame budgétaire.
Ne considérez aucun tarif comme fixe. Pour optimiser au mieux votre gestion, n’hésitez pas à négocier avec le prestataire ou mettre plusieurs sociétés en concurrence.

Rendre votre événement inoubliable

Un événement qui met en scène l’émotion marque les esprits. C’est un excellent moyen de faire plaisir, surprendre, émerveiller, faire rire… Pour cela, vous pouvez avoir recours à la décoration/mise en scène du lieu choisi, à la qualité des présentations de vos intervenants et aux animations.

Comment bien préparer le lieu ?

La décoration occupe une place clé dans le souvenir que laissera votre événement chez vos invités. C’est elle qui reflète l’image de votre entreprise en premier lieu. Que ce soit pour une conférence, un salon professionnel, un rendez-vous interne ou un lancement de produit, faites preuve de créativité. Il est essentiel de créer un univers en lien avec le message que vous souhaitez faire passer. Internet pourra constituer pour cela une source inépuisable d’idées et d’inspirations. Les décorateurs scénographes sont également à votre service pour reproduire l’ambiance que vous souhaitez en l’adaptant aux contraintes du lieu. Ils vous seront d’une aide précieuse pour valoriser votre entreprise et l’identité de votre marque.

Il convient d’aménager et décorer en priorité les espaces qui draineront le plus de passages et d’attention :

l’accueil/l’entrée
le buffet
l’estrade, en cas de conférence
le stand, sur un salon professionnel
l’endroit dédié à la présentation d’un produit

Ces espaces seront également les plus photographiés/filmés. Le cadre doit donc être harmonieux, le mobilier en adéquation avec l’atmosphère et l’ambiance souhaitées. Il s’agira d’une véritable personnalisation en jouant sur les couleurs, les lumières, les sons et les volumes pour concevoir un espace chaleureux et original.

Dans le cadre d’une conférence, il est essentiel de bien préparer le lieu et de s’assurer des aspects techniques :

La scène sera légèrement surélevée pour que tout le public puisse voir l’orateur. Elle sera également suffisamment large pour que l’orateur puisse se déplacer de gauche à droite sans contraintes, et pour pouvoir accueillir des groupes si nécessaire (par exemple une table ronde).
Arrangez-vous pour que le public soit dans la pénombre, mais pas totalement dans le noir. Cela permet de filmer ses réactions si des équipes vidéo sont présentes.
Un bon éclairage de la scène améliorera considérablement la chance d’avoir des photos et des vidéos de qualité.
Prévoyez une petite bouteille d’eau à température ambiante sur un pupitre pour que l’orateur puisse se désaltérer.
Lors de présentations formelles, l’orateur se tient souvent derrière un pupitre. Hormis ces cas très formels, nous en déconseillons l’usage, car il ajoute une barrière entre l’orateur et le public.
Vérifiez par où se fait l’entrée et sortie de scène des intervenants.
En cas de public assis, assurez-vous que tous les invités ont un siège.
Checkez tout le matériel audiovisuel (écran, format de slides adéquat, écran de retour, timer, micros, télécommande avec batterie/pile, sonorisation, câbles de connexion pour relier l’ordinateur au système de projection…).

Quels intervenants sélectionner ?

Les intervenants seront également une manière très importante et significative de marquer les esprits. À bien des égards, vos conférenciers seront le « visage » de l’événement et vous aideront à attirer des invités.

Choisissez des intervenants qui correspondent à votre vision de l’événement et enrichissent son contenu. Il peut s’agir de leaders d’opinion qui attireront des participants, d’experts qui maîtrisent le sujet ou le thème à la perfection et enrichiront le débat, ou de passionnés qui offriront une vision alternative aux participants.

Ne négligez pas votre réseau professionnel lors de la recherche de ces conférenciers. Le fait de puiser dans votre réseau a l’avantage de fournir une introduction plus chaleureuse à un interlocuteur potentiel. Cela peut également aider à réduire les coûts s’ils acceptent de rejoindre gratuitement votre événement.

Quelles animations choisir ?

Organiser une réception inoubliable exige sans aucun doute la proposition d’activités amusantes, d’activités qui intéresseront vos invités pour leur faire passer de bons moments. Cela présente plusieurs avantages :

Marquer les invités
Créer un environnement convivial
Favoriser les échanges entre les participants
Attirer du monde
Générer des publications sur les réseaux sociaux

Lors d’un événement professionnel, quel que soit l’objectif, il vous faudra réfléchir à des activités qui permettront aux invités d’être à l’aise, de se retrouver dans une ambiance accommodante où ils pourront s’amuser tout en recevant le message que vous désirez communiquer.

Les jeux participatifs ou les jeux de groupe sont d’excellentes animations dans le but d’un challenge. Les animations high-tech sont très tendance et proposent des expériences immersives et ludiques. Les animations insolites offrent à vos invités la possibilité de faire une activité qu’ils n’auraient jamais faite ailleurs. Pourquoi, par exemple, ne pas faire un « ice breaker » ou une activité de team building avec des LEGO ?

Dans tous les cas, des prestataires sont disponibles pour vous aider à trouver les meilleures idées pour animer votre événement.

Mettre en place une communication efficace

Tout a été organisé. Maintenant il ne reste plus qu’à lancer la communication et à donner envie à vos invités de venir ! Une étape tout autant cruciale que la planification. Si le temps vous le permet, prévoyez une communication « multi-canaux ». Vous maximisez ainsi vos chances de toucher votre cible. Pensez à bien analyser celle-ci ainsi que sa manière de consommer les contenus. Cela vous permettra d’adapter le ton à utiliser pour lui « parler » au mieux.

Communiquer en amont

Site web. C’est un gage de sérieux pour les internautes. Selon le temps et le budget dont vous disposez, il peut être question d’un site dédié avec un nom de domaine spécifique, d’une page sur votre site, ou d’un bandeau en haut de votre site. Rendez votre site attrayant et mentionnez clairement le lieu, la date et le sujet. N’oubliez pas d’intégrer un bouton pour l’inscription de vos participants. Si des intervenants sont présents à votre événement, accordez-leur une bonne place, avec photo, texte et biographies.

Landing page. C’est sur cette page qu’un visiteur atterrit après avoir cliqué sur une publicité ou un bouton d’appel à l’action via votre site web ou sur vos réseaux sociaux. Elle vous permet de prévenir facilement les participants des différentes actualités liées à votre événement ou de relancer ceux qui n’ont pas confirmé leur inscription par exemple.

Newsletter. Elles vous permettent d’entretenir la relation avec vos contacts, en partageant rapidement et gratuitement des actualités et en mettant en avant de nouveaux produits ou services. Qualifiez correctement votre base de données.

Invitations. À vous de choisir entre le format papier et le format électronique. Envoyez un « save the date » aux personnes concernées pour que chacun puisse bloquer la date et s’organiser en amont. Renvoyez un e-mail juste avant la fin de la date d’inscription officielle. Juste avant l’événement, envoyez un nouveau rappel comportant toutes les infos utiles.

Réseaux sociaux. Le choix du ou des réseaux sociaux à activer dépendra du public visé et de ses usages. Tenez compte des spécificités de chaque réseau. Inventez d’abord un hashtag court, simple et amusant pour votre événement et utilisez-le dès que possible. Envoyez autant de tweets que vous le pouvez. Postez votre événement sur Facebook et LinkedIn, ajoutez-y un logo ou une image et n’oubliez pas le lien vers la page de votre événement. Peu importe le réseau utilisé, veillez à fournir à chaque fois des informations pertinentes, synthétiques et intéressantes. Et proposez de partager la participation par le biais des différents réseaux sociaux.

Partenariats & influenceurs. Certaines organisations seraient sûrement ravies de vous aider et d’associer leur nom à votre événement. Essayez de conclure des accords avec des fournisseurs pouvant vous apporter quelque chose. Soit en faisant la promotion de votre événement par le biais de leurs canaux, soit en fournissant des services ou produits le jour J. Recherchez également des bloggers, stars de YouTube, icônes d’Instagram… on les appelle des « influencers ». S’ils sont prêts à associer leur nom à votre événement, votre visibilité s’en trouvera optimisée.

Presse et médias. Si vous avez le temps et que votre événement s’y prête, établissez un communiqué de presse et/ou dossier de presse à envoyer à une sélection de médias.

La stratégie marketing événementielle inclue également des e-mails teaser, une application mobile dédiée à votre événement, des affiches, des dépliants, des badges et d’autres accessoires pour garder l’événement en tête.

Communiquer le jour J

Le jour J, la communication répond à un triple objectif :

Créer de l’engagement parmi votre audience. Invitez-le à partager votre événement et ses moments forts. Quoi de mieux qu’une diffusion en direct de leurs messages postés en direct sur le réseau ? Vos invités ressentiront certainement le besoin d’apporter leur contribution !
Donner de la visibilité externe. Vous développez votre notoriété et permettez dans le même temps à toutes les personnes n’ayant pas pu être présentes de bénéficier de ce contenu. Soyez actifs sur les différents réseaux sociaux en direct, via les photos, vidéos et citations.
Créer le maximum de contenu possible. Partagez des photos, filmez l’événement, interviewez les participants et/ou intervenants. Ce contenu sera ensuite partagé sur les réseaux et sur votre site.

D’autres animations sont également envisageables pour rendre votre événement attractif et interactif : quiz et tirages au sort pour faire gagner des lots ; sondages pour donner la parole au public, mais également recueillir un feedback sur votre événement.

Susciter l’intérêt et l’engagement des participants

Les gens ont beaucoup plus d’expectatives qu’avant quant à l’expérience qu’ils vont vivre et ce qu’ils vont apprendre tout au long de votre événement. Si un événement professionnel ne génère pas ou peu d’engagement, cela affectera la capacité des participants à retenir les informations données. La semaine avant votre événement est cruciale pour construire cet engagement. Voici quelques principes à connaître.

Produire un excellent contenu

Un événement mémorable commence par un contenu engageant et intéressant. Le contenu que vous proposez à vos invités doit être relié à l’objectif stratégique de votre événement ainsi qu’aux intérêts et aux besoins du public. Partagez les photos des coulisses, les citations des conférenciers et les moments forts pour que les participants se sentent vraiment partie prenante de l’expérience. Assurez-vous que les conférenciers et leurs présentations soient pertinents.

Les publications en direct sur les réseaux sociaux pendant votre événement sont un excellent moyen de maintenir l’engagement de vos participants. Donnez-leur également la possibilité d’accéder en amont à l’agenda, aux biographies des conférenciers, aux conditions d’accès et aux infos pratiques pour qu’ils puissent préparer leur venue.

Utiliser la gamification

Rendez votre événement amusant et agréable. Ajoutez des jeux et des animations pour pimenter l’événement. Tels que des musiciens, des acrobates professionnels, des magiciens pour jouer à des heures fixes. Ou incorporez la réalité virtuelle ou augmentée à votre session de formation. Ou organisez une tombola et annoncez les gagnants entre deux sessions. Quel que soit l’élément de divertissement que vous choisissez, vos participants apprécieront ce genre de pauses dans votre agenda.

Organisez une session de questions-réponses en direct et un sondage

En ce qui concerne les sessions de questions-réponses, les méthodes traditionnelles se heurtent souvent à des gémissements et à un roulement des yeux. La technologie événementielle d’aujourd’hui facilite l’interaction avec vos invités. Utilisez un outil dédié pour améliorer la communication. Pensez à collecter et à organiser les meilleures questions et réponses des participants. Recueillez les commentaires du public via cet outil. En écoutant et en interagissant, vous augmentez l’engagement des participants et identifiez les opportunités d’améliorer l’expérience dans son ensemble.

Créer des opportunités de réseautage

Pour beaucoup, le réseautage est la principale raison de participer à un événement. En créant de telles opportunités — en face à face ou virtuel, en tête-à-tête ou en groupe — vous pouvez encourager et faciliter le réseautage et créer une expérience plus marquante et intéressante pour les participants.

Créez une rencontre avec vos partenaires et sponsors

Si vous avez des partenaires et des sponsors dans le cadre de votre événement, il est certain qu’ils rechercheront de véritables connexions avec vos participants, plutôt qu’un simple affichage de leur logo sur des panneaux.

Adapter l’aménagement du lieu

L’aménagement du lieu et particulièrement des sièges sera différent selon l’événement, mais il existe toujours plusieurs options qui contribuent à créer de l’engagement. La disposition variera selon vos objectifs, à vous de trouver la meilleure approche.

Créer un hashtag dédié à votre événement

Avant que votre événement ait lieu, créez un hashtag court et unique qui sera repris dans chaque communication digitale. Demandez à vos conférenciers d’utiliser ce hashtag. Ajoutez-le aux slides, sur la signalétique, sur les badges et partout où votre public ira pour obtenir des informations.

Créer une application mobile

Les applications mobiles sont désormais monnaie courante pour les organisateurs et les participants, et restent un moyen efficace d’améliorer l’engagement du public. Ces applications permettent aux participants de consulter l’itinéraire, de recevoir des alertes, d’être en contact avec d’autres participants et de trouver des réponses aux questions courantes.

Susciter l’engagement de son public est un défi, mais n’est pas impossible. Utiliser les bons outils technologiques, mettre en œuvre des stratégies de retour d’expérience, concilier objectifs et attentes et rester authentique devraient être des priorités absolues.

Préparer et imprimer la documentation

Quelle est la clé d’une documentation efficace ? Elle doit être professionnelle, facilement reconnaissable et cohérente avec votre entreprise. Lorsque vous utilisez les mêmes logos, polices, couleurs… encore et encore, les clients reconnaissent facilement votre entreprise. Voici 5 points clés pour organiser et créer une documentation événementielle réussie.

Énumérez tous les éléments dont vous aurez besoin pour votre événement

Il est facile de penser à certains éléments clés comme les cartes de visite et les brochures, mais pensez aussi aux affiches, badges nominatifs, goodies, ou bien aux invitations et « save the date ».

Déterminez le format de chaque élément

Pour chacun, notez les dimensions requises et assurez-vous que vos designers disposent de ces informations. Assurez-vous de leur fournir autant d’informations détaillées que possible. Vous éviterez ainsi des allers-retours et des retards.

Utilisez des templates et une charte graphique si possible

L’utilisation d’une charte et de templates permet de garder une cohérence dans vos créations. Assurez-vous que vos designers en disposent.

Définissez les quantités dont vous avez besoin

Vous aurez probablement besoin de plusieurs types de supports pour votre événement, mais vous n’aurez peut-être pas besoin d’avoir la même quantité pour chacun. Gardez à l’esprit que pour certains articles, tels que les panneaux, il peut être judicieux d’imprimer quelques exemplaires supplémentaires en cas de dommages pendant le transport.

Créez un planning et fixez des délais.

Vos délais vont déterminer le calendrier de l’ensemble du projet. La première étape consiste à demander les deadlines à vos fournisseurs et imprimeurs. Ensuite, créez un planning pour votre équipe/vos designers qui laisse le temps aux éventuels problèmes et retards. Enfin, partez de la fin de votre projet et remontez le temps pour créer le rétroplanning de production.

Le jour J

Après des semaines, voire des mois de préparation, ça y est, le grand jour est arrivé ! Comment faire pour ne pas se perdre parmi la multitude de choses à gérer ce jour-là ? Comment est-ce possible de ne rien oublier ? Comment faire pour que tout se déroule dans les meilleures conditions ? Voici les règles d’or pour mener à bien votre événement :

La veille, préparez tout ce que vous pouvez et parez à toutes les éventualités. Faites défiler l’événement dans votre tête pour revoir chaque étape et envisager toutes les éventualités. Une phrase doit tourner en boucle dans votre tête : « Et si… ? ». Cela permet de mettre au jour une foule d’éléments que vous n’auriez jamais pu anticiper autour d’une table de réunion.
Installez une signalétique claire afin que chaque personne soit facilement en mesure d’accéder au site et jusqu’à l’espace dédié.
Examinez le dispositif relatif à l’accessibilité et à la sécurité.
Réservez un créneau horaire conséquent pour les répétitions, le montage, etc.
Le jour de l’événement, arrivez en avance ! Vous constaterez que le temps passe deux fois plus vite qu’à l’ordinaire.
Assurez-vous du bon fonctionnement du matériel technique (micros, sonorisation, vidéoprojecteur, caméra, ordinateur, branchements, lumières, wifi si nécessaire, etc.).
Prévoyez des batteries de secours pour vos appareils électroniques.
Vérifiez que le ménage ait bien été fait.
Assurez-vous que les livraisons soient bien arrivées (matériel, goodies, documentation…).
Imprimez tous les documents dont vous aurez besoin (briefs détaillés pour les prestataires, checklist des « indispensables », conducteur technique, flyers, programmes, etc.)
Constituez-vous une « trousse logistique » avec du scotch, des feuilles de papier, des stylos, des marqueurs, des produits de nettoyage, des sacs poubelles… et tout ce qui pourrait vous être utile ainsi qu’une trousse de secours, au cas où : sparadrap, pansements, ciseaux, etc.
Soignez vos briefs. Si vous souhaitez assurer un déroulement fluide, veillez à ce que chacun sache dès le départ ce qu’on attend précisément de lui. Organisez à cette fin un briefing, dans lequel tout est indiqué de manière claire et précise. Fournissez si besoin une copie du conducteur technique de l’événement avec tous les contacts utiles.
Gardez avec vous les documents créés au fil de l’organisation.
Veillez à que le process d’accueil de vos participants soit fluide et efficace.
Regardez partout, tout le temps. Soyez attentif aux moindres détails. Certains plateaux buffet sont vides ? Une affiche s’est décollée ? Une table est bancale ?
Respectez le timing. Libre à vous de désigner un « time keeper » parmi les membres de votre équipe qui se chargera du suivi minuté. Annoncez le programme au fil de l’événement, et respectez-le. Vos invités apprécieront d’avoir une vision claire du déroulé.
Soyez transparent avec votre public ou avec vos équipes ou prestataires. Un intervenant a du retard ? Vous rencontrez un problème technique ? Expliquez-le clairement. Il est toujours désagréable de vivre un imprévu ou de subir une modification de dernière minute sans comprendre ce qu’il se passe.
Soyez discret, mais disponible. Vous serez très sollicités, tâchez d’être disponible au cas où il y ait besoin de vous.
S’ils n’ont pas pu être anticipés, acceptez les imprévus. Cela fait partie de l’événement… tout peut arriver. Agissez professionnellement quoi qu’il arrive, appuyez-vous sur votre équipe et maîtrisez vos émotions. Et dites-vous que c’est une leçon de plus à retenir pour le prochain événement !

Après l’événement

C’est fini, la porte vient de se refermer derrière le dernier invité. Vous ressentez un mélange de soulagement, de fierté, de fatigue…. Mais ce n’est pas le moment de relâcher toute la pression. Le plus dur est passé, mais gardez encore un peu d’énergie pour la dernière ligne droite : la phase post-événement. Plusieurs critères vous permettent d’évaluer et de clôturer votre événement.

Faites un suivi. Assurez-vous de payer toutes les factures restantes et effectuez le suivi des remboursements nécessaires pour le personnel. Si vous avez rencontré des problèmes, faites un point avec les personnes impliquées et essayez de résoudre ces problèmes. Gardez en archive ce que vous avez fait, afin que ceux qui planifieront l’événement à l’avenir sachent ce que vous avez fait, gagnent du temps et puissent apprendre de vos défis.

Remerciez. Partenaires, participants, intervenants, prestataires, aides diverses… prenez le temps de remercier chacun d’entre eux.

Partagez. N’hésitez pas à envoyer aux parties prenantes tout contenu utile et de qualité, comme des photos ou vidéos de l’événement, des interviews… pour prolonger encore un peu votre événement. Ceci peut se faire par mail, via votre site ou les réseaux sociaux. Vous pouvez également envoyer un compte-rendu : c’est un bon moyen de recevoir les retours de vos invités si vous n’en aviez pas déjà.

Questionnez. Impliquez vos participants par le biais de sondages ou d’enquêtes de satisfaction, juste après l’événement. Prévoyez des questions fermées (appréciation générale de l’événement, des prestataires, du programme, etc.) et des questions ouvertes. En découleront des axes d’amélioration ou de réels points positifs.

Évaluez vos prestataires. Faites un suivi de votre collaboration avec eux, afin de capitaliser avec les meilleurs sur le long terme.

Analysez. Prenez le temps de considérer les retombées et le ROI de votre événement, par rapport à l’objectif fixé. Ce n’est pas parce que tout le monde s’est amusé que l’événement est une réussite. Et l’inverse est vrai également. Calculez notamment le taux d’absentéisme et évaluez votre budget. Intégrez ces chiffres et résultats dans un rapport clair et partagez-le avec toutes les personnes impliquées dans l’organisation de votre événement. Discutez également de tous les avantages et inconvénients liés au site, aux différentes prestations fournies. Il s’agit d’indications précieuses pour un prochain événement, mais aussi pour les fournisseurs et partenaires.

Un événement représente un tel investissement, en termes de temps et de budget, qu’il serait dommage de ne pas l’exploiter au maximum. Continuez de créer du contenu et partagez-le : des articles à partir de vos interviews vidéo, des vidéos extraites du film de l’événement, des citations de vos intervenants, les photos de l’événement, les articles dans la presse, etc. Ceci contribuera d’autant plus à augmenter la notoriété de votre entreprise.

Conclusion

L’organisation d’événements n’a plus de secret pour vous ! Vous avez maintenant toutes les clés pour mettre sur pied un événement de qualité, mémorable et unique. Toutefois, vous l’aurez compris : la préparation d’un événement requiert beaucoup d’implication et ce temps peut parfois être difficile à trouver entre les différentes tâches du quotidien. C’est pourquoi Ideas on Stage est un acteur de référence qui vous accompagnera dans cette organisation et soulagera votre charge de travail.